Warum Time-Blocking im Alltag zerfällt
Die verbreitete Empfehlung: Schreib jede Aufgabe in ein Zeitfenster im Kalender. Klingt vernünftig. Hält selten bis zum Mittag.
- Die Lücken zwischen Terminen. Zwischen zwei Besprechungen liegen vierzig Minuten. Zu wenig für die große Sache, zu viel zum Verfallenlassen. Ein Zeitfenster-Plan hat dafür keinen Platz.
- Schätzungen sind schlecht. Was zwei Stunden dauern sollte, dauert vier. Damit stimmt nicht nur dieser Block nicht mehr, sondern jeder folgende.
- Mehrtägiges passt nicht in einen Tag. Vorhaben, die sich über zwei Wochen ziehen, lassen sich vorher nicht in Tagesscheiben schneiden.
- Störungen. Ein Anruf, ein kranker Kunde, ein Server fällt aus. Danach ist der Plan Makulatur, und Neuschreiben kostet wieder Zeit.
Nach drei Tagen hält sich niemand mehr an den Plan. Danach plant man gar nicht mehr.
Die andere Frage
Aevo fragt nicht „wann mache ich das", sondern „wie viel Zeit habe ich heute, und wie viel wollte ich verbrauchen".
Dafür braucht es zwei Zahlen. Die erste kommt aus deinem Kalender. Aevo liest die Termine über Google Kalender, Microsoft 365 oder CalDAV und weiß, wie viel unverplante Zeit übrig ist. Die zweite kommt von dir, als Zeitschätzung an der Aufgabe.
Daraus entsteht die Auslastung. Sie sagt nicht, wann du was tust. Sie sagt, ob dein Vorhaben für heute in den Tag passt.
Ein Zeitfenster-Plan ist nach der ersten Störung falsch. Eine Kapazitätsrechnung nicht. Der Tag hat dieselbe Größe, es ist nur weniger davon übrig.
Was du dabei siehst
- Wie voll der Tag ist. Termine plus vorgenommene Aufgaben gegen die verfügbaren Stunden. Geht es nicht auf, siehst du das morgens statt abends.
- Was in eine Lücke passt. Vierzig Minuten zwischen zwei Terminen sind kein Rest, sondern eine Kapazität. Das Board zeigt, welche Kacheln hineinpassen.
- Die Zeitleiste. Oben läuft eine Leiste mit dem, was heute ansteht. Kein zweites Programm für Termine.
- Der Tagesplan. Der Tag als eine Spur von Arbeitsbeginn bis Feierabend, die Termine fest darauf. Aufgaben ziehst du aus dem Vorrat in die Lücken, und am Kopf steht, wie viel Luft bleibt. Uhrzeiten vergibt der Plan nicht: Kommst du später dran, rutscht alles mit, nur Termine bleiben stehen.
Der Aufwand aus Teilaufgaben rechnet sich nach oben zusammen. Was du unten in Stunden zerlegt hast, steht oben als Summe auf der Kachel und geht in die Tagesrechnung ein. Mehr dazu unter Aufgaben beliebig tief zerlegen.
Wenn es nicht passt
Ein ehrlicher Kapazitätswert sagt regelmäßig, dass der Tag zu voll ist. Dann kannst du etwas verschieben oder etwas pausieren. Beides ist in Ordnung.
Der Unterschied zählt. Verschieben heißt, die Aufgabe drängt weiter. Jedes Verschieben erhöht den Aufmerksamkeitswert, ab dem dritten Mal färbt sich die Kachel ein. Pausieren mit Startdatum heißt, die Sache ruht bewusst und taucht bis dahin nicht auf. Mehr dazu unter Aufgaben, die du ständig verschiebst.
Was du dafür brauchst
Tageskapazität und Auslastungsplanung gehören zu Pro, ebenso die Kalender-Anbindung. Ohne Kalender fehlt der Rechnung die Grundlage. Zeitschätzungen, Prioritäten, die Zeitleiste, der Aufmerksamkeitswert und der Tagesplan für heute sind auch im Free-Plan enthalten. Morgen und die zwei Tage danach planst du mit Pro.
Die Anbindung läuft über CalDAV, also etwa iCloud oder Nextcloud, oder über Microsoft 365. Mehr dazu unter Kalender über CalDAV und Microsoft 365 verbinden.