Der Posteingang als heimliche Aufgabenliste
Fast jeder macht es: Eine Mail, aus der Arbeit folgt, bleibt ungelesen oder wird markiert. Der Posteingang wird damit zur zweiten Aufgabenliste, und zwar zu einer schlechten.
Sie ist schlecht, weil sie die falschen Eigenschaften hat. Mails sind nach Eingang sortiert, nicht nach Dringlichkeit. Eine Mail hat keinen Aufwand und keinen Termin, an dem du daran arbeiten willst. Sie lässt sich nicht in Schritte zerlegen. Und sie mischt sich mit Newslettern und Rechnungen, die keine Arbeit sind.
Das eigentliche Problem ist aber die Doppelung: Wer Aufgaben teils in einer Liste und teils im Postfach führt, kann keiner von beiden vertrauen. Also schaut man in beide, mehrmals täglich.
Was das Postfach im Board macht
Aevo holt Nachrichten über IMAP oder über ein verbundenes Microsoft-365-Konto ins Board. Aus einer Nachricht wird dort eine Kachel wie jede andere. Ab diesem Moment kann sie, was eine Mail nicht kann:
- ein Datum tragen, an dem du daran arbeiten willst, und eine Zeitschätzung,
- in Teilaufgaben zerfallen, wenn mehr daraus wird als eine Antwort,
- mit einer Notiz oder einem Projekt verknüpft werden,
- an Aufmerksamkeit gewinnen, wenn du sie mehrfach verschiebst.
Damit wandert die Entscheidung an die richtige Stelle. Im Postfach bleibt, was nur Information ist. Auf dem Board landet, woraus Arbeit folgt. Und die Arbeit steht dann dort, wo auch der Rest steht.
Wie der Abruf funktioniert
Drei Punkte, die man vorher wissen sollte:
Der Abruf erfolgt auf deine Anfrage. Es läuft kein Dienst, der dein Postfach dauerhaft mitliest. Du stößt den Abruf an, wenn du ihn brauchst.
Er ist auf die letzten 50 Nachrichten begrenzt. Das Postfach im Board ist kein Mailarchiv und soll keines werden. Es ist ein Übergabepunkt für das, was gerade hereinkommt.
Die Zugangsdaten liegen verschlüsselt. IMAP-Server, Port, Benutzername und Passwort werden mit AES-256 über pgcrypto verschlüsselt gespeichert. Bei Microsoft 365 läuft die Anmeldung über OAuth 2.0; dort bekommt Aevo Zugriffs- und Aktualisierungstoken, aber nie dein Passwort.
Die Integration ist freiwillig und muss aktiv eingerichtet werden. Trennst du sie in den Einstellungen, werden die Zugangsdaten gelöscht. Was dabei im Einzelnen verarbeitet wird, steht in Ziffer 9 und 11 der Datenschutzerklärung; die Verarbeitungskette insgesamt ist unter Aufgabenverwaltung und DSGVO beschrieben.
Wenn du ein Postfach mit Mandantenkorrespondenz anbindest, denk daran, dass du damit personenbezogene Daten Dritter in ein weiteres System gibst. Das ist zulässig und dokumentiert, gehört aber in dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
Zusammen mit dem Kalender
Postfach und Kalender ergeben erst gemeinsam einen vollständigen Tag. Der Kalender liefert die Termine und damit die freie Zeit, das Postfach liefert die Arbeit, die von außen hereinkommt. Auf dem Board liegt beides neben dem, was du dir selbst vorgenommen hast, und die Tagesplanung rechnet mit allem zusammen: realistische Tagesplanung und Kalender über CalDAV und Microsoft 365.
Was es nicht ist
Aevo ist kein E-Mail-Programm. Du schreibst darin keine Antworten, es gibt keine Ordnerverwaltung, keine Signaturen und keine Suche über Jahre. Dein Mailprogramm bleibt, wo es ist. Die Integration nimmt nur das heraus, woraus Arbeit wird.
Das Postfach im Board gehört zu Pro, 5,00 Euro im Monat oder 50,00 Euro im Jahr inklusive Umsatzsteuer. Preise ansehen.