Der Posteingang als heimliche Aufgabenliste
Fast jeder macht es. Eine Mail, aus der Arbeit folgt, bleibt ungelesen oder wird markiert. Damit wird der Posteingang zur zweiten Aufgabenliste, und zwar zu einer schlechten.
Er hat die falschen Eigenschaften. Mails sind nach Eingang sortiert, nicht nach Dringlichkeit. Eine Mail hat keinen Aufwand und kein Datum, an dem du daran arbeiten willst. Sie lässt sich nicht in Schritte zerlegen. Und sie mischt sich mit Newslettern und Rechnungen, die keine Arbeit sind.
Schwerer wiegt die Doppelung. Wer Aufgaben teils in einer Liste und teils im Postfach führt, kann keiner von beiden trauen. Also schaut man in beide, mehrmals täglich.
Was das Postfach im Board macht
Aevo holt Nachrichten über IMAP oder über ein verbundenes Microsoft-365-Konto ins Board. Aus einer Nachricht wird eine Kachel wie jede andere. Ab da kann sie, was eine Mail nicht kann:
- ein Datum tragen, an dem du daran arbeiten willst, und eine Zeitschätzung,
- in Teilaufgaben zerfallen, wenn mehr daraus wird als eine Antwort,
- mit einer Notiz oder einem Projekt verknüpft werden,
- an Aufmerksamkeit gewinnen, wenn du sie mehrfach verschiebst.
Im Postfach bleibt, was nur Information ist. Auf dem Board landet, woraus Arbeit folgt.
Wie der Abruf funktioniert
Drei Punkte, die man vorher wissen sollte.
Der Abruf erfolgt auf deine Anfrage. Es läuft kein Dienst, der dein Postfach dauerhaft mitliest. Du stößt den Abruf an, wenn du ihn brauchst.
Er ist auf die letzten 50 Nachrichten begrenzt. Das Postfach im Board ist kein Mailarchiv, sondern ein Übergabepunkt für das, was gerade hereinkommt.
Die Zugangsdaten liegen verschlüsselt. IMAP-Server, Port, Benutzername und Passwort werden mit AES-256 über pgcrypto verschlüsselt gespeichert. Bei Microsoft 365 läuft die Anmeldung über OAuth 2.0. Dort bekommt Aevo Zugriffs- und Aktualisierungstoken, aber nie dein Passwort.
Die Integration ist freiwillig und muss aktiv eingerichtet werden. Trennst du sie in den Einstellungen, werden die Zugangsdaten gelöscht. Was im Einzelnen verarbeitet wird, steht in Ziffer 9 und 11 der Datenschutzerklärung. Die Verarbeitungskette insgesamt ist unter Aufgabenverwaltung und DSGVO beschrieben.
Wenn du ein Postfach mit Mandantenkorrespondenz anbindest, gibst du damit personenbezogene Daten Dritter in ein weiteres System. Das ist zulässig und dokumentiert, gehört aber in dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
Zusammen mit dem Kalender
Postfach und Kalender ergeben erst gemeinsam einen vollständigen Tag. Der Kalender liefert die Termine und damit die freie Zeit, das Postfach die Arbeit, die von außen hereinkommt. Auf dem Board liegt beides neben dem, was du dir selbst vorgenommen hast. Mehr dazu unter realistische Tagesplanung und Kalender über CalDAV und Microsoft 365.
Was es nicht ist
Aevo ist kein E-Mail-Programm. Du schreibst darin keine Antworten, es gibt keine Ordnerverwaltung, keine Signaturen und keine Suche über Jahre. Dein Mailprogramm bleibt, wo es ist. Die Integration nimmt nur das heraus, woraus Arbeit wird.
Das Postfach im Board gehört zu Pro, 7,00 Euro im Monat oder 70,00 Euro im Jahr inklusive Umsatzsteuer. Preise ansehen.