Montagmorgen. Ich öffne meine To-do-Liste und mache mich an die Arbeit für die 12 Aufgaben, die heute anstehen… Spule 9 Stunden vor… Zum Feierabend schaue ich auf meine nur zu gut einem Drittel erledigte Liste. Gerade mal 5 Dinge habe ich erledigt und ich bin mit dem Kopf für den Tag so richtig durch. Fühlt sich nicht gut an. Eigentlich hätte ich doch alle 12 Aufgaben schaffen sollen. Oder zumindest mehr als die Hälfte.
Was To-do-Listen gut können
Ich liebe To-do-Listen. Sie geben einen wunderbaren Überblick über alles, was man tun muss, sollte oder vielleicht gerne würde. Sie machen das Unklare klar. Sobald ein Eintrag vorhanden ist, kann man es jederzeit nachschauen und muss ein To-do nicht immer im Kopf behalten. Und dann das Gefühl beim Abhaken: cool, ich habe wieder etwas erledigt. Ja, ich liebe To-do-Listen wirklich.
Das Problem: Die Liste zeigt nicht, wie groß eine Aufgabe ist
Gleichzeitig haben diese Listen aber auch einen echten Nachteil: eine To-do-Liste zeigt dir niemals, wie groß eine Aufgabe wirklich ist. Na klar, vielleicht hast du die Größe einer Aufgabe geschätzt und das wird dir irgendwo als Zeitangabe angezeigt, aber es ist trotzdem nur ein einfacher Eintrag in einer langen Liste. Das macht es schwierig zu sehen, welche To-dos schnell erledigt sind und wo deutlich mehr Zeit notwendig ist. Im Beispiel von ganz oben waren die 5 erledigten Aufgaben genau die, die besonders viel Zeit in Anspruch genommen haben. Hätte ich von denen nur 1 erledigt und noch 7 der kleineren Aufgaben, wäre das Gefühl am Ende wohl ein anderes gewesen.
Wie schnell wirken solche Arbeitstage überfordernd, vor allem wenn man nicht erkennt, welcher Task groß und welcher klein ist und was davon wirklich in den Tag passt. An dieser Stelle wird jeder sagen, dass es wichtig ist, die großen Aufgaben in kleinere herunterzubrechen. Ja, absolut korrekt - aber dafür muss man erstmal sehen, was groß und was klein ist, was ein kurzer Anruf und was ein großes Projekt ist. So plant man seinen Tag nach Anzahl Aufgaben, ohne die Zeit im Blick zu behalten.
Was hilft: Aufwand schätzen und mit den großen Aufgaben anfangen
Wie eingangs gesagt, hilft es schon mal, wenn der geschätzte Aufwand irgendwo steht - auch nur als Zahl. Wenn man täglich darauf schaut und die großen Aufgaben in kleinere herunterbricht, dann ist das ein Anfang. Ebenfalls nicht zu verachten: kleine Dinge zu erledigen und viele Aufgaben abzuhaken fühlt sich super an - Glückshormone werden ausgeschüttet, man hält sich für produktiv. Aber die großen Aufgaben, die vielleicht eigentlich wichtig waren, stehen weiterhin unerledigt da. Deshalb ist es wichtig, vielleicht mal nicht mit dem Kleinkram, sondern mit dem komplexen und großen Thema anzufangen. Durch das Herunterbrechen in kleinere Aufgabensegmente kann sich auch hier das Glücksgefühl einstellen - aber man muss es tun.
Meine Lösung: Die Größe der Aufgabe zeigt den Aufwand
Wie habe ich das gelöst? Ich habe Aevo gebaut und dort eine Sache anders gelöst als die Apps, die ich kenne: anstatt einer Liste oder eines Kanban-Boards hat Aevo ein Board und darauf Kacheln in verschiedener Größe. Der 15-Minuten-Task ist klein, der 2-Stunden-Task sehr groß. Mittels Berechnung werden zudem die wichtigen Aufgaben oben links angezeigt, die unwichtigsten ganz rechts - das Board ist scrollbar.
So sehe ich am Anfang eines Tages sofort, welche kleinen und großen Aufgaben mich erwarten und in welcher Reihenfolge ich sie umsetzen sollte. Ich kann auch sehen, was möglicherweise in den Tag passt. Aber ich muss nicht planen, sondern kann einfach loslegen. Hilfreich: wenn ich Unteraufgaben für eine große Aufgabe angelegt habe, die ich an verschiedenen Tagen erledigen will, zeigt das Board von der Größe her nur den Teil, den ich heute erledigen sollte. Damit wird der Tag wieder überschaubar.
Fazit
Ich denke, das Ziel einer guten Übersicht lässt sich mit unterschiedlichsten Modellen umsetzen. Mir ist es wichtig, neben der Priorität, wie ich Aufgaben angehen sollte, auch die Größe einer Aufgabe optisch zu sehen. Es hilft mir für einen besseren Überblick. Und mit Aevo habe ich genau das gebaut. Und was soll ich sagen - für mich funktioniert es.
Lust, es auszuprobieren? Dann los, es ist kostenlos.