Zwei Programme, keine Summe
Wer im Büro mit Microsoft 365 arbeitet, hat Termine in Outlook und Aufgaben in To Do, Planner, einem Notizbuch oder im Kopf. Outlook weiß, wann du besetzt bist. Die Aufgabenliste weiß, was zu tun ist. Die Rechnung dazwischen macht niemand:
- Acht Stunden Arbeitstag, davon fünf in Besprechungen.
- Bleiben drei Stunden, verteilt auf vier Lücken.
- Vorgenommen: Aufgaben für sieben Stunden.
Das merkt man gewöhnlich um 17 Uhr.
Was Aevo damit macht
Du verbindest dein Microsoft-365-Konto. Aevo liest den Kalender und trägt dort nichts ein. Danach passiert dreierlei:
- Die Termine stehen in einer Zeitleiste über dem Board. Du siehst den Tag, ohne das Fenster zu wechseln.
- Aevo rechnet die freie Zeit aus. Arbeitszeit minus Termine. Vorläufig zugesagte Termine zählst du mit oder nicht, das ist eine Einstellung.
- Das Board markiert, was reinpasst. Aufgaben sind nach Wichtigkeit sortiert. Die obersten, deren Schätzung zusammen in die freie Zeit passt, sind umrandet.
Kommt mittags ein Termin dazu, wird die freie Zeit kleiner und die Umrandung wandert. Einen Plan, der jetzt falsch wäre, hast du nie geschrieben.
Aus Outlook kommt mehr als der Kalender
- Mails werden Aufgaben. Mit Microsoft 365 liegt dein Posteingang im Board. Eine Mail wird mit einem Klick zur Aufgabe: E-Mail in eine Aufgabe umwandeln.
- Aus einem Termin wird eine Aufgabe. Zum Beispiel die Vorbereitung für eine Besprechung, mit dem Termin als Frist.
- Aus Teams heraus. Eine Nachricht in Teams lässt sich über das Menü der Nachricht als Aufgabe nach Aevo schicken.
Ehrlicher mit der Zeit
Geschätzt ist nicht geschafft. Aevo vergleicht für vergangene Tage, wie viel du dir vorgenommen und wie viel du erledigt hast, und kann die freie Zeit mit dieser Quote verkleinern. Wer regelmäßig 70 Prozent schafft, bekommt 70 Prozent angezeigt. Eine Zeiterfassung braucht es dafür nicht.
Was du dafür brauchst
- Ein Microsoft-365-Konto mit Exchange-Kalender. Manche Firmen verlangen, dass eine Administratorin die Verbindung einmal freigibt.
- An den Aufgaben eine Schätzung in Minuten. Ohne sie kann Aevo nichts gegen die freie Zeit rechnen.
- Aevo Pro. Neue Konten haben 14 Tage Pro ohne Zahlungsdaten; danach kostet es 5,00 Euro im Monat. Der kostenlose Plan bleibt, aber ohne Kalender.
Dasselbe geht mit Google Kalender und mit jedem CalDAV-Kalender: Google Kalender, Microsoft 365 und CalDAV.
Kostenlos anfangen und im ersten Schritt den Kalender verbinden.